Abre a porta, confere as entregas, ajuda no passe, fecha a caixa e responde a mensagens à meia-noite. O restaurante funciona, mas só porque nunca para. A causa raramente é trabalho a mais. É que mais ninguém é dono de nada.
Porque é que os donos não delegam
"Ninguém faz como eu." "É mais rápido se for eu." "Não posso confiar isto a ninguém." Qualquer dono sobrecarregado já disse pelo menos uma destas frases.
Todas têm um fundo de verdade a curto prazo. Fazer sozinho é mais rápido hoje. Mas é mais lento em todos os dias seguintes, porque a tarefa nunca sai da sua secretária. A gestão do desenrasca funciona até certo ponto e depois torna-se o teto do negócio.
O organograma: quem é dono de quê
Organograma soa a grande empresa, mas num restaurante cabe numa folha. Responde a duas perguntas em cada área: quem é o responsável e a quem responde.
Um pequeno restaurante típico pode ficar assim:
- Dono: direção, dinheiro, grandes decisões, a marca.
- Gerente de sala: a sala, a equipa de serviço, os horários, a experiência do cliente.
- Chef ou responsável de cozinha: a cozinha, a qualidade, a preparação, o custo dos pratos.
- Compras e stock: uma pessoa com nome, se a dimensão o justificar.
Numa equipa muito pequena, uma pessoa pode ter dois chapéus. Não há problema. O que importa é que cada área tenha um nome ao lado, para nada cair entre cadeiras e ninguém ter de adivinhar.
Delegar não é abandonar
Passar um problema a alguém e desaparecer não é delegar. Bem feito, tem quatro passos:
- Definir. Qual é exatamente a responsabilidade e o que é "bem feito"?
- Formar. Mostrar como se faz, de preferência uma vez e de forma reutilizável.
- Dar margem para decidir. Dentro dessa área, a pessoa decide sem lhe perguntar sempre.
- Acompanhar, sem vigiar. Combinar um momento regular para rever, em vez de seguir cada passo.
Delegar assim não o faz perder o controlo. Dá-lhe mais, porque deixa de se afogar no detalhe e passa a ver o negócio de cima.
Um exemplo
Imagine que gasta cerca de uma hora por dia com encomendas a fornecedores e contagem de stock. São umas sete horas por semana, quase um dia de trabalho.
Escreve como faz: que fornecedores, que dias, as quantidades habituais e os sinais de alerta. Durante duas semanas, acompanha o responsável de cozinha. A partir daí, é ele que faz as encomendas e o dono revê um pequeno resumo à segunda-feira.
Não perdeu o controlo das compras. Trocou sete horas a fazer por vinte minutos a rever. Os números são hipotéticos, mas a lógica da troca é o que conta.
Reunir menos, com mais foco
Quando cada área tem dono, deixa de precisar de resolver cem pequenas coisas por dia. Uma reunião semanal com o gerente e o chef, com uma agenda curta e alguns números, pode substituir a maior parte das interrupções.
Concentre-se nas poucas coisas que mais fazem mexer o negócio e deixe o resto a quem está mais perto do trabalho.
O erro fatal
Achar que delegar é sinal de fraqueza. Um dono que faz tudo não é forte, está preso. Um dono que delega bem fica livre para pensar, planear e construir um negócio que cresce para além de um só par de mãos.
Onde as ferramentas ajudam
Delegar é mais fácil quando a equipa trabalha no mesmo sistema. Quando os pedidos, os pagamentos e os dados dos clientes estão num único painel, o gerente não precisa de lhe perguntar onde estão as coisas, e o dono vê o que se passa sem estar na sala.
A GetFoodies dá à equipa esse chão comum: pedidos online no seu site com a sua marca, ecrã de cozinha e um painel com pedidos, clientes e números.
Comece por uma tarefa
Escolha algo que faz hoje e que outra pessoa podia fazer. Defina, forme, entregue e combine quando vai acompanhar. Essa primeira passagem mostra-lhe que o restaurante não desaba sem si, e abre caminho para a seguinte.
Se quiser uma base mais tranquila para delegar, pode criar o seu site grátis e ver como encaixa na sua equipa.